Statuts

INSTITUTE FOR EUROPEAN TRAFFIC LAW

A non-profit association

STATUTES
As included in the Memorandum of Association signed on 9 June 2011

INSTITUT POUR LE DROIT EUROPÉEN DE LA CIRCULATION

association sans but lucratif

STATUTS

Art. 1 – GENERALITES

1. NOM

L’association est dénommée « Institut pour le droit européen de la circulation », association sans but lucratif.

2. SIEGE

Elle a son siège à Bertrange, 75 rue de Mamer. Ce siège peut être transféré au Luxembourg sur simple demande du conseil d’administration.

3. IMMATRICULATION

Ci-après désignée sous le terme d’« Institut », elle est immatriculée au registre de commerce et des sociétés du Luxembourg.

4. LANGUES OFFICIELLES

Les langues officielles de l’association sont l’allemand, l’anglais, le français et l’italien.

Le français est la langue de référence qui fait foi en cas de problème d’interprétation des langues officielles.

Art. 2 – OBJET SOCIAL

1. L’Institut a pour objet d’être au service – tout particulièrement dans le cadre de l’Union européenne – de la science, de la politique, de l’économie et de la protection des consommateurs pour ce qui touche tous les secteurs nationaux, européens et internationaux du droit de la circulation.

2. Il organise des congrès, des séminaires, des cours et des colloques ainsi que d’autres conférences et événements dans le but de :

a) coordonner l’enseignement et la recherche dans tous les secteurs du droit de la circulation ;

b) favoriser la formation continue d’accompagnement professionnel de tous les usagers du droit de la circulation ;

c) promouvoir l’échange des connaissances scientifiques et des expériences pratiques.

3. Il organise annuellement les « Journées européennes du droit de la circulation » qui ont lieu dans différentes villes européennes et aussi régulièrement au Luxembourg.

4. Il organise régulièrement un prix de thèse dans le domaine du droit européen de la circulation. Le montant du prix et les conditions de son attribution sont fixés par le bureau exécutif.

Art. 3 – MEMBRES

1. Toute personne majeure, intéressée par le droit de la circulation et sa pratique dans l’Union européenne, peut devenir membre individuel de l’association.

2. Les personnes morales ainsi que les autorités et les fédérations peuvent devenir membres. Leur statut est assimilé à celui des membres individuels.

3. Le bureau exécutif décide de l’adhésion des membres. Le refus d’admission ne requiert aucune justification.

4. L’adhésion prend fin avec le décès d’un membre personne physique ou, pour les membres personnes morales, par la perte de leur capacité juridique. Elle prend également fin par la démission et l’exclusion.

a) La démission se fait nécessairement par lettre recommandée avec accusé réception au plus tard 6 semaines avant la fin de l’année en cours.

b) L’assemblée générale prononce l’exclusion d’un membre pour faute grave portant préjudice à l’Institut, ou si elle apparaît nécessaire dans l’intérêt de celui-ci. L’exclusion prend effet à la date de la notification.

c) Est réputé démissionnaire le membre qui dans un délai de 12 mois ne paie pas les cotisations qui lui incombent.

5. Le nombre minimal de membres est de 3.

6. Les membres doivent payer une cotisation d’adhésion annuelle.

Celle-ci est fixée, chaque année, par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.

La cotisation des membres personnes physiques et celle des membres personnes morales peuvent avoir un montant différent. Le maximum de la cotisation est de 5.000 € pour les membres personnes morales et de 500 € pour les membres individuels. La cotisation est due au 31 mars de l’année correspondante.

Les modalités d’application figurent dans le règlement intérieur.

Art. 4 – GOUVERNANCE

Les organes de l’Institut sont :

a) l’assemblée générale,

b) le président,

c) le conseil d’administration,

d) le bureau exécutif.

Art. 5 – ASSEMBLEE GENERALE

1. L’assemblée générale est l’organe suprême de l’Institut.

2. Nomination – Révocation

L’assemblée générale nomme et révoque :

a) le président,

b) les présidents d’honneur,

c) les vice-présidents,

d) les membres du conseil d’administration,

e) les commissaires aux comptes.

3. Une délibération de l’assemblée générale est nécessaire pour les objets suivants :

– la modification des statuts ;

– la nomination et la révocation des administrateurs ;

– l’approbation des budgets et des comptes ;

– la dissolution de l’association.

Elle vote le règlement intérieur, le rapport moral et financier.

Elle détermine le montant de la cotisation annuelle d’adhésion.

Elle donne décharge au conseil d’administration.

Art. 6 – ORGANISATION DE L’ASSEMBLEE GENERALE

1. L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an.

2. Les assemblées générales extraordinaires sont convoquées :

a) sur décision du conseil d’administration ;

b) sur demande écrite d’un cinquième des membres.

3. Les assemblées générales, ordinaires et extraordinaires, sont convoquées par écrit par le président avec l’ordre du jour, au moins trois semaines à l’avance, par courrier postal, fax ou e-mail.

4. Le président – ou son suppléant en cas d’absence – assure la présidence de l’assemblée générale.

5. Un membre empêché peut se faire représenter par un autre membre. Chaque membre peut représenter jusqu’à trois autres membres.

6. L’assemblée générale est valablement constituée quel que soit le nombre des membres présents et représentés. Chaque membre a une voix.

Elle décide à la majorité simple des suffrages exprimés.

Les votes se font à main levée, sauf objection pour les votes concernant les élections.

Les abstentions ne sont pas considérées comme suffrages exprimés.

Le partage égal des voix emporte refus d’une demande.

Les élections des vice-présidents et des membres du conseil d’administration peuvent avoir lieu en bloc.

La majorité des deux tiers des membres présents ou représentés est nécessaire pour des décisions concernant la révocation des membres du conseil d’administration.

7. Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un procès- verbal, dûment signé par le président de séance et par le rédacteur du procès-verbal, dont un exemplaire est envoyé aux membres par courrier postal, fax ou e-mail. Le procès-verbal peut être demandé par des tiers, par écrit signé (lettre ou fax) envoyé au siège de l’association.

8. Modification des statuts

Les demandes de modification des statuts peuvent être faites par :

a) chaque membre,

b) le bureau exécutif,

c) le conseil d’administration.

Les membres doivent adresser leur demande au président, au minimum deux semaines avant l’assemblée générale, par écrit (courrier postal, fax, e-mail).

Les demandes de modification des statuts sont présentées par le conseil d’administration à l’assemblée générale pour prise de position.

L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si l’objet de celles-ci est spécialement indiqué dans la convocation, et si l’assemblée réunit les deux tiers des membres. Aucune modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix.

Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer quel que soit le nombre des membres présents ; mais, dans ce cas, la décision sera soumise à l’homologation du tribunal civil.

Toutefois, si la modification porte sur l’un des objets en vue desquels l’association s’est constituée, les règles qui précèdent sont modifiées comme suit :

a) la seconde assemblée ne sera valablement constituée que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés;

b) la décision n’est admise, dans l’une ou dans l’autre assemblée, que si elle est votée à la majorité des trois quarts des voix;

c) si, dans la seconde assemblée, les deux tiers des associés ne sont pas présents ou représentés, la décision devra être homologuée par le tribunal civil.

Art. 7 – LE PRESIDENT

1. Le président convoque et dirige les Journées européennes sur le droit de la circulation routière, les assemblées générales, ainsi que les réunions du conseil d’administration et du bureau exécutif.

2. Le nombre de vice-présidents ne peut dépasser 6 personnes.

Un, voire deux d’entre eux, sont désignés par le conseil d’administration pour suppléer le président en cas d’empêchement de ce dernier.

3. Les vice-présidents sont membres du conseil d’administration et peuvent participer aux réunions du bureau exécutif à titre consultatif.

4. Les anciens présidents peuvent être élus en tant que présidents d’honneur.

Les présidents d’honneur peuvent participer aux réunions du conseil d’administration et du bureau exécutif à titre consultatif.

Art. 8 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le conseil d’administration se compose du président, d’un maximum de 6 vice-présidents et d’un maximum de 27 autres membres.

2. Dans la mesure du possible, les domaines d’activités suivants sont représentés au conseil d’administration :

– Assurances,

– Barreau,

– Commission européenne,

– Consommateurs,

– Parlement européen,

– Science.

3. La durée du mandat des membres du conseil d’administration est de trois ans. Elle est calculée d’assemblée générale ordinaire à assemblée générale ordinaire, ou au plus tard jusqu’à l’élection de successeurs.

4. La personne morale ayant désigné un de ses membres comme représentant au conseil d’administration peut mettre fin à son mandat. Dans ce cas, elle ne peut pas unilatéralement désigner un autre représentant. Le siège au conseil d’administration doit être considéré comme vacant. Il appartient alors à l’assemblée générale de désigner un nouveau membre au conseil d’administration pour la fin du mandat restant à courir. Ce nouveau représentant peut soit être choisi parmi les membres de la personne morale, soit être tout autre candidat au gré de l’assemblée générale.

Art. 9 – MISSION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

1. Le conseil d’administration :

– gère les affaires de l’association et la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires.

– peut, sous sa responsabilité, déléguer ses pouvoirs à l’un de ses membres ou même, si les statuts ou l’assemblée générale l’y autorisent, à un tiers.

– peut désigner un délégué qui assume la pleine responsabilité de la bonne gestion des affaires administratives.

– est tenu de soumettre tous les ans à l’approbation de l’assemblée générale le compte de l’exercice écoulé et le budget du prochain exercice.

– donne son avis sur les demandes de modification des statuts ou du règlement intérieur.

– élit les membres du bureau exécutif en son sein. Il peut s’agir d’une élection en bloc.

– désigne un, voire deux vice-présidents chargés de suppléer le président en cas d’empêchement de ce dernier.

– adopte les recommandations.

– peut constituer des groupes de travail.

– se dote d’un règlement intérieur.

2. Il atteint le quorum si le président ou un des vice-présidents et dix autres membres au moins sont présents ou représentés lors de la prise de décision. Une prise de décision par écrit est admise ; elle sera annexée au procès-verbal de la prochaine réunion.

Il décide à la majorité simple des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas considérées comme suffrages exprimés. Le partage égal des voix emporte refus d’une demande.

3. En vue d’assurer l’administration de l’Institut, le conseil d’administration peut désigner un délégué, qui assume la pleine responsabilité de la bonne gestion des affaires administratives. Il peut également lui donner mandat pour représenter l’Institut. Les mesures d’application figurent au règlement intérieur du conseil d’administration.

Art. 10 – BUREAU EXECUTIF

1. Le conseil d’administration élit en son sein un bureau exécutif qui peut compter le président, le ou les vice-présidents chargés de le suppléer, et jusqu’à sept membres.

2. Le bureau exécutif :

a) se dote d’un règlement intérieur ;

b) adopte un règlement financier ;

c) gère les affaires courantes et exécute les tâches qui lui sont confiées par les présents statuts et les décisions du conseil d’administration.

3. Il est convoqué, en règle générale, tous les deux mois par le président.

Art. 11 – COMMISSAIRES AUX COMPTES

1. Deux commissaires aux comptes sont élus par l’assemblée générale, parmi les membres de l’Institut, pour en assurer le contrôle de la trésorerie. Ils ne peuvent exercer aucune fonction liée à la gouvernance de l’Institut.

2. La durée du mandat de chaque commissaire aux comptes est de trois ans. Elle est calculée d’assemblée générale ordinaire à assemblée générale ordinaire.

Art. 12 – UTILISATION DES FONDS – REMBOURSEMENT DES FRAIS

1. Les revenus et profits éventuels ne peuvent être utilisés qu’aux fins conformes aux statuts de l’Institut.

2. Les cotisations, droits et objets contribuent à la croissance du capital de l’Institut et seront exclusivement utilisés pour servir les fins et couvrir les dépenses de celui-ci, selon les modalités prévues à l’article 2. Le capital global de l’Institut est affecté à un usage défini dans le sens des dispositions légales en vigueur.

3. Remboursement des frais

Le président, les présidents d’honneur, les vice-présidents, les commissaires aux comptes, ainsi que les membres du conseil d’administration, du bureau exécutif et des groupes de travail sont autorisés à demander le remboursement de dépenses contractées dans l’intérêt de l’Institut, sauf s’ils représentent une personne morale. Les modalités sont déterminées par le règlement interne.

Art. 13 – DISSOLUTION

1. L’assemblée générale ne peut prononcer la dissolution de l’association que si les deux tiers de ses membres sont présents. Si cette condition n’est pas remplie, il pourra être convoqué une seconde réunion qui délibérera valablement quel que soit le nombre des membres présents. La dissolution ne sera admise que si elle est votée à la majorité des

deux tiers des membres présents.

Toute décision qui prononce la dissolution, prise par une assemblée ne réunissant pas les deux tiers des membres de l’association, est soumise à l’homologation du tribunal civil.

2. L’assemblée générale élit deux liquidateurs en vue de la liquidation de l’Institut. Dans ce cas, l’actif net sera affecté, après liquidation du passif, à une fondation de droit luxembourgeois ou à une association reconnue d’utilité publique par arrêté grand-ducal poursuivant une activité analogue à celle prévue à l’article 2 des statuts.

3. Les membres qui quittent l’Institut, soit en cas de dissolution de celui-ci, soit pour un autre motif, ne recevront aucune part de son patrimoine, ni indemnisation ou versement quelconque, ni remboursement du montant de leur cotisation ou d’une participation quelconque sous forme d’un apport en nature.

Art. 14 – DISPOSITIONS DIVERSES

1. Pour tout ce qui n’est pas spécialement prévu dans les présents statuts, la loi du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif est applicable.

2. L’exercice de l’Institut correspond à l’année civile.

3. Le lieu d’exécution du contrat et le tribunal compétent pour trancher tout litige en rapport aux statuts se trouvent à Luxembourg.